定款認証の必要書類｜公証役場に持っていく定款・印鑑証明書・申告書と手数料を確かめる

公証役場に出す必要書類は、定款・証明書・申告書の3本柱

公証役場での定款認証は、株式会社の会社設立で最初に通る関門です。法務局へ出す必要書類に比べると数は少なく、柱になるのは定款そのもの、発起人が人違いでないことを示す証明書、そして平成30年11月30日から加わった実質的支配者となるべき者の申告書の3つです。ここに手数料と、書面の定款なら収入印紙が加わります。

このうち自分で取得しに行くのは、発起人の印鑑登録証明書だけです。定款と申告書は発起人の側で作る書類で、様式や記載例は日本公証人連合会のホームページで公開されています。つまり段取りの中心は「発起人全員の証明書を、期限内の日付でそろえること」になります。

合同会社などの持分会社は、定款の認証を受ける必要がありません。日本公証人連合会も「持分会社（合名会社・合資会社・合同会社）の定款については、公証人の認証を必要としません」と明記しています。この記事の内容は、株式会社をつくる場合に限った話です。

定款は何通？原本2通に、登記用の謄本分を足して3通

株式会社を設立するには、発起人が定款を作り、全員がこれに署名するか記名押印しなければなりません（会社法第26条第1項）。そのうえで、同法第30条第1項は、この定款が公証人の認証を受けなければ効力を生じないと定めています。会社設立の必要書類のうち、定款だけは認証を受けて初めて登記に使える書類になります。

3通の行き先を整理すると、1通目は公証役場に残る原本、2通目は会社が保管する原本、3通目は法務局へ出す認証済みの謄本です。登記の申請書に添付するのは、この3通目です。会社保存用の原本は設立後も会社に置いておく書類なので、登記のために手放さないようにします。

定款の中に訂正があるときは、字数と箇所を書き、作成者全員が訂正印を押す必要があると日本公証人連合会は案内しています。直し方の詳細や記載例は、姉妹サイトの「会社設立 登記 定款」の担当です。このサイトでは、何通そろえるかと、どこに出すかまでを扱います。

発起人の印鑑登録証明書は、全員分を発行後3か月以内で

定款認証では、発起人が人違いでないことを確かめる必要があります。日本公証人連合会は、定款に書かれた発起人の住所・氏名と押印を確かめられること、発起人が設立時の取締役を兼ねることが多いことから、実務上は印鑑登録証明書を出してもらっていると説明しています。会社設立の必要書類のなかで、発起人が真っ先に取得するのがこの1通です。

期限は、証明書に印字された発行日から数えます。認証の予約日が先に決まっているなら、その日から逆算して3か月以内に収まる日に取得してもらいます。早めに取りすぎると、認証の日程がずれ込んだときに期限を越えてしまい、取得し直しになります。

定款に押す印鑑と、証明書に写っている印影が同じ実印であることも確かめておきます。辻・本郷会社設立センターの事例紹介には、実印の登録をしていなかったために当日認証を受けられなかった話が載っています。印鑑登録をまだしていない発起人がいるなら、住所地の市区町村で登録を済ませるところから始めます。

印鑑証明書の通数と期限を、定款認証・設立登記・印鑑届書の3つの場面で数え直したいときは、「印鑑証明 何通 有効期限」の棚が詳しく扱っています。

実質的支配者となるべき者の申告書も、定款認証の必要書類

平成30年11月30日から、株式会社・一般社団法人・一般財団法人の定款認証では、嘱託人が「実質的支配者となるべき者」を公証人に申告する仕組みになりました。日本公証人連合会は、法人の実質的支配者を把握して透明性を高め、暴力団員等による法人の不正使用を抑えるための措置だと説明しています。書面の定款でも電子定款でも、この申告は対象です。

1 書類の正式名称

実質的支配者となるべき者の申告書（株式会社用）

2 誰の書類か

定款認証の嘱託人が作成。申告の対象は、会社成立の時に実質的支配者となる個人

3 どこで取るか・誰が作るか

日本公証人連合会のホームページの書式、または公証役場に備え置きの印刷物を使い、自分で作成する（2026年10月11日確認）

4 何通いるか

1通。実質的支配者となるべき者が3名を超えるときは、もう1枚の申告書に続けて書く

5 有効期限

提出は定款認証の嘱託までに。定款案の点検を頼むときに併せて出すよう依頼されている

6 費用

申告書そのものに手数料はかからない

株式会社で誰が実質的支配者に当たるかは、順番に当てはめて決まります。日本公証人連合会の説明では、①議決権の50％を超える株式を持つ個人、いなければ②25％を超える個人、いなければ③事業活動に支配的な影響力を持つ個人、それもいなければ④代表取締役、という順です。一人で全株を引き受ける会社なら、その発起人が①に当たります。

申告書の注には、本人特定事項等が分かる資料を付けることも書かれています。個人であれば、運転免許証・旅券・マイナンバーカード・在留カード等の写しなどです。会社設立の必要書類として、印鑑登録証明書とは別にこの写しを用意する点を、発起人と共有しておきます。

手数料と収入印紙は、資本金と定款の形で変わる

定款認証の手数料は、資本金の額等によって3つに分かれています。さらに令和6年12月1日からは、資本金の額等が100万円未満で、一定の条件をすべて満たす会社の手数料が1万5,000円に下がりました。公証役場で支払う費用は、会社設立の必要書類と同じく、予約の前に見積もっておくと当日あわてません。

手数料のほかに、登記の申請用に謄本を請求するのが通常で、その手数料は1枚250円です。日本公証人連合会は、最低限の費用の目安として謄本手数料を「おおむね8枚2000円くらい」と書いています。枚数は定款の長さで変わるので、あくまで目安です。

書面の定款では、公証人が保存する原本に4万円分の収入印紙を貼ります。電子定款による場合は収入印紙を貼る必要がありません。同じ株式会社でも、紙で作るか電子で作るかで、公証役場に持っていくものが変わるわけです。

どこの公証役場でもよいわけではない：管轄と予約

定款認証は、会社の本店の所在地を管轄する法務局または地方法務局に所属する公証人しかできません。日本公証人連合会は、たとえば東京都内に本店を置く会社の定款は東京法務局所属の公証人が認証し、他の地域の公証人は認証できないと説明し、管轄区域外の公証人がした認証は無効になると注意しています。

自宅の近くに公証役場があっても、本店を別の県に置くならそこでは受けられません。日本公証人連合会の公証役場一覧から、本店を置く都道府県の公証役場を探し、事前に連絡して日取りを決めます。法務省の手続案内も「公証役場に事前に連絡して、手続を行ってください」と書いています。

連絡する前に、商号・本店所在地・資本金の額・発起人の顔ぶれを手元のメモにまとめておくと、やりとりが早く進みます。手数料の区分は資本金の額と発起人の構成で決まり、申告書の中身は株主構成で決まるため、この4つが固まっていないと見積もりも点検も始められません。

代理人に任せるとき、発起人が法人・外国人のときの追加書類

発起人全員がそろって公証役場に出向けないときは、代理人に任せることができます。発起人の一人が他の発起人の代理人になることも、発起人全員が第三者に頼むこともできると日本公証人連合会は案内しています。この場合、会社設立の必要書類として次のものが加わります。

• 代理人自身の本人確認の書類（印鑑登録証明書、運転免許証、パスポートなど）
• 発起人から頼まれたことを示す委任状（書式は認証を受ける公証役場に確認する）
• 委任する発起人全員の印鑑登録証明書

代理を頼んでも、発起人が取得する印鑑登録証明書の数は減りません。むしろ、代理人の分の本人確認書類が増えます。委任状の書式は公証役場ごとに案内があるので、予約の連絡のときに併せて聞いておきます。

発起人が会社（法人）の場合は、代表者の印鑑登録証明書のほかに、その会社の登記簿謄本が必要だと日本公証人連合会は書いています。法人が発起人になる子会社の設立は、姉妹サイトの「子会社 設立」の担当なので、ここでは書類の名前を挙げるだけにとどめます。

外国人が発起人になる場合、日本で印鑑登録をしていれば印鑑登録証明書を使えます。そのほか、在留カード・運転免許証・パスポート・駐日領事による署名証明書によることもできると案内されています。海外に住む発起人の書類の取り寄せ方は、「海外在住 署名証明」の棚で扱っています。

まとめ：公証役場の必要書類は、発起人全員の証明書の日付から決める

株式会社の会社設立で公証役場に出す必要書類は、定款・発起人の証明書・実質的支配者となるべき者の申告書の3本柱です。期限があるのは発起人の印鑑登録証明書だけなので、認証の予約日を決め、そこから3か月以内に全員が取得できる日を割り振ると、段取りが崩れません。

• 定款：書面なら原本2通＋登記用の謄本分で通常3通。合同会社は認証不要
• 印鑑登録証明書：発起人全員分、発行後3か月以内
• 申告書：嘱託までに提出。本人特定事項が分かる資料の写しも添える
• 手数料：資本金の額等と条件で1万5,000円〜5万円。書面の定款は収入印紙4万円
• 公証役場：本店所在地を管轄するところだけ。代理なら委任状と代理人の本人確認書類

この記事は2026年10月11日に、日本公証人連合会の定款認証のページ・手数料改定のお知らせ・申告書の書式と、会社法の条文で確かめた内容です。認証を受けたあとの法務局への必要書類は、「法務局 提出書類」の棚につながっています。手数料や持ち物の細かな扱いは、予約する公証役場で最新の案内を確かめてください。